Sourcing oparty na danych: dlaczego intuicja to już za mało

Przez dekady sourcing opierał się głównie na wiedzy, intuicji i doświadczeniu ludzi. I nie ma w tym nic złego. W efekcie profesjonaliści ds. zakupów wykształcili swoisty szósty zmysł do wybierania właściwych dostawców, przewidywania zmian cen czy radzenia sobie w złożonych negocjacjach.

Ale globalne łańcuchy dostaw stały się bardziej skomplikowane niż kiedykolwiek, a ilość danych jest ogromna. Intuicja wciąż ma wartość, ale dziś nie wystarcza. Musi być wsparta danymi. Dlatego sourcing oparty na danych powinien znaleźć się w centrum każdej nowoczesnej strategii zakupowej. To on pozwala przejść od reaktywnych decyzji do proaktywnego, strategicznego procurementu.

Ograniczenia intuicji w nowoczesnym sourcingu

Poleganie na doświadczeniu sprawdzało się, gdy liczba dostawców była mniejsza, rynki bardziej przewidywalne, a cykle zakupowe prostsze. Tego świata już nie ma.

Dziś zespoły sourcingowe muszą mierzyć się z:

• setkami dostawców w różnych kategoriach i regionach,

• częstymi zakłóceniami rynku (inflacja, pandemia, ryzyka geopolityczne),

• rosnącą presją oszczędności przy jednoczesnym zachowaniu zgodności i zrównoważonego rozwoju,

• niepełnymi lub rozproszonymi danymi o dostawcach,

• oczekiwaniem interesariuszy na szybsze i lepsze decyzje.

W takim otoczeniu intuicja prowadzi do ślepych punktów. Dostawca może wyglądać solidnie, ale bez danych o bieżącej jakości dostaw czy naruszeniach ESG podejmujesz decyzję w ciemno.

Czym jest sourcing oparty na danych

To podejmowanie decyzji zakupowych w oparciu o fakty, trendy i mierzalne wskaźniki, a nie założenia czy osobiste preferencje. Oznacza to korzystanie z:

• danych historycznych o cenach i wynikach,

• analiz rynku w czasie rzeczywistym,

• automatycznego scoringu dostawców,

• wskaźników ryzyka i analiz predykcyjnych,

• scentralizowanych platform sourcingowych.

Dzięki temu sourcing staje się funkcją strategiczną, a nie taktycznym gaszeniem pożarów. Intuicja i doświadczenie pozostają ważne – ale wzmocnione twardymi danymi.

Korzyści z sourcingu opartego na danych

1. Trafniejszy wybór dostawców
Decyzje oparte na danych o wynikach, stabilności finansowej czy zgodności zwiększają szanse wyboru partnerów, którzy faktycznie dostarczają wartość.

2. Mądrzejsze negocjacje
Dostęp do trendów cenowych i benchmarków rynkowych daje przewagę przy stole negocjacyjnym. Narzędzia AI potrafią wskazać optymalne przedziały cenowe, a agenci AI mogą prowadzić równoległe negocjacje z wieloma dostawcami.

3. Szybsze podejmowanie decyzji
Komplet danych eliminuje wymianę dziesiątek maili i chaos w Excelu. Dzięki temu decyzje zapadają szybciej – co ma kluczowe znaczenie przy ograniczonym czasie.

4. Mniejsze ryzyko
Analizy predykcyjne pomagają uniknąć niespodziewanych awarii dostawców czy nagłych zmian rynkowych.

5. Większe zaufanie interesariuszy
CFO, audytorzy i liderzy zakupów chcą widzieć logikę i uzasadnienie decyzji. Dane zapewniają przejrzysty ślad audytowy i ułatwiają akceptacje.

Przykład: sourcing mądrzejszy, nie trudniejszy

Załóżmy, że szukasz dostawcy opakowań. W tradycyjnym podejściu wybierałbyś sprawdzonego kontrahenta, najtańszą ofertę albo polegał na rekomendacji. Analiza RFP mogłaby trwać tygodniami.

Z narzędziami AI wygląda to inaczej:

• błyskawiczny dostęp do danych o dotychczasowych dostawcach (terminowość, wady, reklamacje),

• ranking nowych ofert wg jakości, ceny i wskaźników zrównoważonego rozwoju,

• porównanie z aktualnymi cenami rynkowymi,

• automatyczne sygnalizowanie ryzyk na podstawie danych zewnętrznych,

• prowadzenie negocjacji przez agentów AI.

Rezultat? Szybsze, lepiej uzasadnione i łatwe do obrony decyzje zakupowe.

Dlaczego człowiek nadal jest kluczowy

Nie chodzi o to, aby zastąpić ludzi w procesie zakupowym. To człowiek wnosi kontekst, relacje i kompetencje negocjacyjne, których algorytmy nie potrafią odwzorować. Ale z danymi jako wsparciem decyzje stają się mocniejsze i bardziej strategiczne. Specjaliści mogą skupić się na budowaniu wartości, a nie przeszukiwaniu arkuszy kalkulacyjnych.

Jak zacząć

• sprawdź, gdzie obecnie przechowywane są dane o dostawcach i jaka jest ich jakość,

• scentralizuj i zdigitalizuj procesy zakupowe (np. korzystając z Logintrade),

• zdefiniuj, jakie wskaźniki są najważniejsze dla Twojej firmy,

• wykorzystaj AI do automatycznego scoringu, identyfikacji ryzyk i trendów,

• zbuduj kulturę decyzji opartych na danych i przeszkol zespoły, jak je interpretować.

Podsumowanie

Sourcing jest dziś zbyt złożony, by opierać się tylko na intuicji. Z narzędziami AI, takimi jak Logintrade, zespoły zakupowe mogą odejść od starych przyzwyczajeń i wejść w świat mądrzejszych, szybszych i pewniejszych decyzji.

W świecie, gdzie marże są niskie, a reputacja firmy na wagę złota, dane to nie tylko „pomoc”. To Twoja przewaga konkurencyjna.