Dlaczego negocjacje z dostawcami się nie udają (i jak naprawić to dzięki mądrzejszemu sourcingowi)

W świecie zakupów niewiele rzeczy jest równie istotnych – i równie frustrujących – jak negocjacje z dostawcami. Zbierasz oferty, porównujesz je, prowadzisz rozmowy… tylko po to, by finalnie zmagać się z opóźnieniami, niespójnymi oczekiwaniami czy cenami, które i tak mijają się z celem.

Dlaczego więc negocjacje z dostawcami tak często kończą się fiaskiem? Odpowiedź rzadko kryje się przy stole negocjacyjnym. Najczęściej problem zaczyna się dużo wcześniej – w procesie sourcingu dostawców.

Niezależnie od tego, czy chodzi o materiały, usługi IT czy opakowania, sposób identyfikowania, kwalifikowania i angażowania dostawców bezpośrednio wpływa na Twoją siłę negocjacyjną. A w wielu firmach ten etap wciąż jest prowadzony ręcznie, w rozproszeniu i zbyt mocno oparty na relacjach zamiast na danych.

W tym artykule przedstawiamy główne powody porażek negocjacyjnych i pokazujemy, jak platformy sourcingowe oparte na sztucznej inteligencji pomagają rozwiązać problemy u źródła.

Najczęstsze pułapki negocjacji z dostawcami

1. Negocjacje z niewłaściwymi dostawcami

Jeśli Twoja lista obejmuje dostawców, którzy nie spełniają wymagań, nie są w stanie skalować dostaw albo niosą ukryte ryzyka, żadna negocjacja nie zakończy się sukcesem.

Rozwiązanie: AI pozwala oceniać dostawców na podstawie elastycznych kryteriów, takich jak cena, terminowość dostaw, certyfikaty, wskaźniki ESG czy stabilność finansowa – dzięki temu do rozmów zapraszasz tylko sprawdzonych partnerów.

2. Brak wiedzy o rynku

Negocjowanie bez danych rynkowych to jak gra w karty bez znajomości zasad. Bez benchmarków łatwo przepłacić albo stawiać nierealne wymagania.

Rozwiązanie: AI zapewnia dostęp do danych rynkowych w czasie rzeczywistym i historii cen, dzięki czemu wchodzisz w negocjacje pewny siebie i dobrze przygotowany.

3. Niespójne wymagania

Dostawca nie spełni oczekiwań, jeśli nie są jasno określone – albo jeśli w trakcie negocjacji interesariusze zmieniają zakres projektu.

Rozwiązanie: platformy sourcingowe pozwalają standaryzować zapytania ofertowe (RFQ/RFP), definiować kryteria oceny i dbać o to, by każdy dostawca otrzymał te same specyfikacje.

4. Takie same taktyki wobec różnych dostawców

Nie każdy dostawca jest taki sam. Część to partnerzy strategiczni, inni – dostawcy transakcyjni. Stosowanie jednej strategii negocjacyjnej do wszystkich prowadzi do tarć i utraconych szans.

Rozwiązanie: AI pomaga segmentować dostawców według wartości strategicznej, historii i profilu ryzyka, co pozwala dostosować strategię negocjacji.

5. Emocje i przywiązanie do „znajomych” dostawców

Często zespoły zakupowe trzymają się sprawdzonych kontrahentów, ignorując dane wskazujące na lepsze opcje.

Rozwiązanie: korzystaj z twardych danych – scoringu dostawców, alertów ryzyka i obiektywnych KPI zamiast subiektywnych preferencji.

6. Brak przejrzystości i audytowalności

Rozproszone negocjacje – w e-mailach, arkuszach i notatkach – prowadzą do chaosu i ryzyka. Trudno wtedy sprawdzić, co zostało uzgodnione, a kolejne negocjacje zaczynają się od zera.

Rozwiązanie: korzystaj z narzędzi, które tworzą pełną cyfrową ścieżkę audytową – od ofert i ocen po komunikację i zatwierdzenia.

7. Zbyt mała siła przetargowa

Brak alternatywnych dostawców lub monopol jednego dostawcy sprawia, że negocjacje zaczynasz z pozycji słabszej.

Rozwiązanie: AI pozwala poszerzyć bazę kwalifikowanych dostawców, wprowadzić konkurencję i odzyskać przewagę.

Dlaczego sourcing oparty na AI zmienia negocjacje

Prawda jest prosta: lepsze negocjacje zaczynają się od lepszego sourcingu.

Jeśli proces wyboru dostawców jest manualny, subiektywny i reaktywny – negocjacje stają się gaszeniem pożarów.
Jeśli jednak sourcing jest oparty na danych, zautomatyzowany i strategiczny – negocjacje stają się okazją do budowania długoterminowej wartości.

AI w sourcingu umożliwia zespołom zakupowym m.in.:

• identyfikację najlepszych dostawców jeszcze przed RFQ,

• automatyzację i standaryzację procesu oceny ofert,

• dostęp do cen i wyników w czasie rzeczywistym,

• lepszą współpracę między działami,

• negocjowanie z pozycji wiedzy, a nie intuicji.

Jak zamienić nieudaną negocjację w sukces strategiczny

Wyobraź sobie sourcing komponentów z krótkim terminem realizacji. Wysyłasz RFQ do znanych dostawców, wybierasz najtańszą ofertę… i dwa tygodnie później okazuje się, że dostawca nie dotrzyma terminu.

Scenariusz alternatywny z AI:

• ocena zdolności produkcyjnych i historii terminowości,

• automatyczne punktowanie ofert według ceny i czasu realizacji,

• wskazanie alternatywnego dostawcy z lepszymi wynikami,

• negocjacje prowadzone w oparciu o benchmarki i dane historyczne,

• bezpieczne warunki i terminowa realizacja projektu.

Podsumowanie

Negocjacje z dostawcami zwykle nie zawodzą przez brak umiejętności negocjacyjnych. Porażki wynikają z chaotycznego, przestarzałego lub niepełnego procesu sourcingowego.

Inwestując w mądrzejszy sourcing oparty na sztucznej inteligencji, kładziesz fundament pod skuteczniejsze, bardziej strategiczne negocjacje, które przynoszą realne korzyści w zakresie kosztów, ryzyka i jakości.